La Fiche de paie est un document officiel devant être transmis à ses salariés au moment du paiement de leur salaire. Des mentions obligatoires doivent figurer sur le bulletin de salaire pour que celui-ci soit conforme. Un défaut dans la forme ou la remise des fiches de paie peut entraîner des sanctions voire des dommages et intérêts pour le salarié. Dans cet article, nous faisons un tour d’horizon des différentes obligations qui entourent la réalisation d’un bulletin de paie.
- Mentions obligatoires devant figurer sur le bulletin de salaire
- Les autres informations devant figurer sur les fiches de paie
- Les sanctions encourus en cas d’erreurs
Les mentions obligatoires devant figurer sur le bulletin de salaire
D’après l’article R.3243-1 du code du travail et depuis le 1er juillet 2023, 7 zones doivent être présentes sur une fiche de paie pour que celle-ci soit valide :
- Identité de l’employeur et du salarié
- Salaire
- Cotisation et contributions sociales
- Net à payer et net imposable
- Montant net social
- Impôt sur le revenu
- Mentions informatives
Quelles sont les informations à renseigner sur l’identité de l’employeur et du salarié sur un bulletin de paie ?
Le nom et l’adresse de chacune des parties constituent la première information essentielle.
Dans le cas où l’entreprise à plusieurs établissements, l’identification de celui dont dépend le salarié devrait être précisée.
L’identité de l’entreprise se complète par :
- son code APE
- son Siret
- le nom de l’organisme auprès duquel elle verse ses cotisations sociales (avec son numéro d’identification)
Aussi, doit figurer sur une fiche de paie, l’indication de la convention collective de branche applicable au salarié ou la référence au code du travail. Les informations sur la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de demande de rupture du contrat de travail figurent également dans le bulletin de salaire.
Côté salarié, en plus de son état-civile, les informations à faire figurer sont :
- sa position dans l’entreprise avec son niveau et son coefficient hiérarchique
- la période du travail et le nombre d’heures réalisées durant cette période. Si le salarié a réalisé des heures supplémentaires, il faudra distinguer les heures à taux normal de celles à taux majoré
Quelques cas particuliers :
Si l’employé travaille au forfait, l’indication de la nature et du volume du forfait auquel se rapporte le salaire sera mentionné.
Pour les salariés ne travaillant pas sur une base horaire, exemple travailleur à la tâche, la nature de la base de calcul doit figurer sur le bulletin.
Aussi, il faudra mentionner dans le bulletin de salaire le montant des accessoires soumis aux cotisations salariales et patronales (exemple : une voiture de fonction).
Les informations de salaire devant figurer sur une fiche de paie
De nombreuses variables peuvent faire fluctuer le salaire. Elles doivent figurer dans le bulletin de paie. Aussi, la rémunération brute se verra complétée par des soustractions ou des additions pour arriver en bas de page au salaire net. Ainsi, l’ensemble des cotisations et contributions sociales avec leur taux vient se déduire du montant net pour la part salariale. Par ailleurs, les retenues concernant la part patronale doivent également figurer même si elles n’impactent pas directement le salarié. De plus, les versements et des retenues seront également détaillés. De même que les congés pris et le montant de leurs indemnités.
Enfin, la date du paiement et le montant versé doivent aussi figurer sur la fiche de paie.
Qu’est ce que les cotisations sociales ?
La nature et le montant de l’ensemble des contributions sociales sont à inscrire, qu’elles soient à la charge de l’employeur ou du salarié. On trouve dans cette partie les cotisations de prévoyance (accident, maladie, invalidité), l’assurance-chômage, l’accident de travail et la maladie professionnelle, et les cotisations retraite. Leur total, déduit du salaire brut calculé suivant les heures effectuées, déterminera le salaire net. Le montant total des exonérations de contributions sociales doit également apparaître.
Net à payer et net imposable, quelles différences ?
Le net à payer avant l’impôt sur le revenu correspond à la somme nette à payer avant le prélèvement de l’impôt sur le revenu. Alors que, le net imposable, ou net fiscal, servira de base de calcul pour l’impôt sur le revenu. Ainsi, la formule suivante permet le calcul du montant net imposable :
Net Imposable = Salaire Brut – cotisations salariales + part de la CSG / CRDS non-déductible de 2.90% + cotisation patronale de la complémentaire santé.
Le montant net social nouvelle mention obligatoire
Depuis le 1er juillet 2023, le montant net social figure sur les fiches de paie.
Il correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.
L’impôt sur le revenu
La mise en place de l‘impôt sur le revenu date du 1er janvier 2019 (ordonnance n° 2017-1390 du 22 septembre 2017). Il est prélevé chaque mois sur le bulletin de salaire.
L’ensemble des informations justifiant ce prélèvement doivent figurer sur la fiche de paie.
Les mentions informatives
Afin d’aider le salarié à mieux comprendre son bulletin de paie, la loi oblige à indiquer la référence « pour plus d’informations, consultez le site Internet www.servicepublic.fr rubrique cotisations sociales ».
Enfin, la mention « conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée » est également obligatoire.
Les autres informations de la fiche de paie
Facultatives
Plusieurs mentions figurent généralement sur un bulletin de paie, par convention et n’ayant pas pour origine une obligation légale. À ce titre, nous retrouvons :
- le type de contrat conclu entre l’employeur et le salarié ;
- la date de début du contrat ;
- l’adresse et le numéro de sécurité sociale du salarié ;
- le solde des congés acquis durant la période en cours (généralement annuelle), ainsi que le récapitulatif des rémunérations perçues.
Strictement interdites
A contrario, la loi interdit de faire figurer toute information concernant le droit de grève ou l’engagement syndical d’un salarié.
Les sanctions encourues en cas d’erreur
Un bulletin de paie irrégulier peut être sanctionné de plusieurs manières. L’ensemble des erreurs commises devront en premier lieu être rectifiées. Une amende est fréquente, d’un montant forfaitaire de base de 450€ évolutif suivant la gravité des fautes commises. Elle peut être accompagnée de dommages et intérêts à verser au salarié concerné en cas de préjudice.
L’inscription des heures est à surveiller avec une attention particulière, car un total affiché inférieur au travail effectivement réalisé par un employé pourrait laisser penser à une volonté de réaliser du travail dissimulé, avec des poursuites à la clé.
En conclusion, le formalisme imposé par le législateur quant aux documents liés à la paie protège tout un chacun de possibles abus. Les éditeurs de logiciel de paie respectent la norme demandée par le législateur et vous protégeront des plaintes éventuelles. Réalisez vos paies sans prendre de risques n’est donc plus une contrainte ! À défaut, une solution de paie en ligne pourra vous guider efficacement !