Lorsque vous êtes employeur de main d’œuvre, vous avez l’obligation de transmettre certains documents à l’administration, la déclaration préalable à l’embauche ou DPAE en fait partie.
Cette formalité obligatoire, à la charge de l’employeur, doit être réalisée entre 8 jours et le dernier jour ouvrable avant l’embauche d’un nouveau salarié. De plus, pour les entreprises ayant embauché plus de 50 salariés sur l’année précédente, cette déclaration doit se faire obligatoirement par voie dématérialisée. Pour les autres entreprises, la voie électronique est à privilégier.
Lors du e-café de la paie de février, organisé par Ter’informatique, Sabrina Lamarle donne des explications sur la déclaration préalable à l’embauche ainsi qu’un cas de jurisprudence. Ainsi, vous pouvez retrouvez le replay et des compléments d’informations sur la DPAE dans cet article.
Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?
Quelles sont les informations à avoir pour remplir une Déclaration Préalable À l’Embauche ?
DPAE : les pénalités encourues
DPAE, exemple de jurisprudence
Se simplifier la réalisation de la DPAE
Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?
La déclaration préalable à l’embauche est une obligation pour tous les employeurs.
Elle doit être effectuée auprès de la MSA pour les entreprises agricoles, ou de l’URSSAF pour les autres.
Lors de l’embauche, plusieurs formalités doivent être réalisées.
Ainsi, la DPAE permet de les regrouper en une seule déclaration.
Depuis 1993, elle remplace la déclaration unique d’embauche (DUE).
Elle vise à simplifier les démarches et à lutter contre le travail dissimulé.
Par ailleurs, l’inspection du travail peut demander cette déclaration lors d’un contrôle.
La DPAE, à quoi sert-elle ?
Comme indiqué précédemment, la DPAE simplifie les démarches administratives.
Ainsi, elle permet de regrouper plusieurs formalités.
La génération de la DPAE permet notamment :
- l’immatriculation du salarié ;
- la déclaration au service de santé au travail (également appelé « médecine du travail ») ;
- l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
- la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à AGRICA retraite AGIRC ;
- les exonérations de cotisations patronales pour l’emploi d’un travailleur occasionnel ;
- la demande pour bénéficier de certaines mesures pour l’emploi.
Quelles informations pour remplir une DPAE ?
Les informations nécessaires se répartissent en trois catégories.
Tout d’abord, les informations sur l’employeur :
- identité de l’employeur
- adresse de l’établissement
- code APE
- numéro SIRET
- coordonnées du service de santé au travail
Ensuite, les informations sur le salarié :
- nom et prénom
- sexe
- date et lieu de naissance
- numéro de sécurité sociale
Enfin, les informations sur la mission :
- date et heure d’embauche
- nature du travail
- durée du contrat
- durée de la période d’essai
Télécharger la To Do List :Informations pour faire la DPAE
DPAE : les pénalités encourues
Des sanctions peuvent être émises en cas de non déclaration d’une embauche.
Ainsi, si l’employeur n’effectue pas de DPAE, il risque (sources Entreprendre service public) :
- une régularisation des cotisations de sécurité sociale non payées du fait de l’absence de DPAE
- une amende de 1203 € par salarié concerné
- des sanctions pénales si le tribunal considère que l’absence de DPAE est intentionnelle. Dans ce cas, l’absence de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.
À noter, les risques de sanction pour la dissimulation d’emploi salarié peuvent aller jusqu’à :
- 45 000€ d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique
- 225 000€ d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale
Déclaration préalable à l’embauche : exemple de jurisprudence
Un employeur avait embauché 3 salariés sans procéder à une déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
À la suite d’un contrôle de l’inspection du travail, ces déclarations avaient été formalisées.
L’employeur contestait avoir eu l’intention de frauder. Il imputait la responsabilité de cette situation à son comptable. Il indiquait lui avoir adressé par internet les documents nécessaires pour la réalisation des DPAE. Or, il ne savait pas que son comptable, travaillant dans un cabinet privé, était en congés sur cette période.
Dans cette affaire, les juges ont statué que :
- L’obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse sur le seul employeur. Celui-ci ne peut pas invoquer la négligence d’un tiers pour s’en exonérer.
- De plus, ils ont mis en évidence que l’employeur connaissait la législation puisqu’il avait procédé à 120 DPAE sur les 18 mois précédant le contrôle par l’inspecteur du travail. Et que certaines de ses DPAE concernaient déjà ces mêmes salariés.
Le tribunal correctionnel de Lille a déclaré le prévenu coupable de délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi. Il a été condamné à une amende de 1000€.
Se simplifier la réalisation de la DPAE
Les logiciels de Ter’informatique, comme Zenipaie ou Paie’Saisonnier, proposent la réalisation et la génération des déclarations préalable à l’embauche.
Paie’Saisonnier étant développé pour gérer l’embauche en masse des salariés occasionnels, il permet de générer en 1 clique l’ensemble des DPAE.
Avoir une présentation des solutions de paies
Sources :
MSA : La déclaration préalable à l’embauche
URSAFF : Les formalités liées à l’embauche : la déclaration préalable à l’embauche
site Entreprendre service public : Procédure et formalités d’embauche d’un salarié
