La déclaration préalable à l’embauche : DPAE

Lorsque vous êtes employeur de main d’œuvre, vous avez l’obligation de transmettre certains documents à l’administration, la déclaration préalable à l’embauche ou DPAE en fait partie.

Cette formalité est à la charge de l’employeur et doit être réalisée entre 8 jours et le dernier jour ouvrable avant l’embauche d’un nouveau salarié. Pour les entreprises ayant embauché plus de 50 salariés sur l’année précédente, cette déclaration doit se faire obligatoirement par voie dématérialisée. Pour les autres entreprises, la voie électronique est à privilégier.

Lors du e-café de la paie de février, organisé par Ter’informatique, Sabrina Lamarle donne des explications sur la déclaration préalable à l’embauche ainsi qu’un cas de jurisprudence. Retrouvez le replay de l’événement et quelques compléments d’informations sur la DPAE dans cet article.

 

Qu’est-ce que la DPAE ?

La DPAE, à quoi sert-elle ?

Quelles sont les informations à avoir pour remplir une Déclaration Préalable À l’Embauche ?

DPAE : les pénalités encourues 

DPAE, exemple de jurisprudence

Se simplifier la réalisation de la DPAE

 

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?

 

La déclaration préalable à l’embauche est une obligation pour l’ensemble des employeurs. Elle doit être réalisée soit auprès de la MSA, pour les entreprises agricoles, ou de l’URSSAF pour les entreprises ne bénéficiant pas du statut agricole.

Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, nombreuses formalités sont à compléter et à transmettre auprès de la MSA, de l’URSSAF et différents organismes sociaux. La DPAE, qui remplace la déclaration unique d’embauche (DUE) depuis 1993, réalise l’ensemble de ces formalités en une déclaration.

Cette déclaration vise à simplifier les démarches de l’employeur et à lutter contre le travail dissimulé. 

La DPAE sera demandée en cas de contrôle par l’inspection du travail.

 

La DPAE, à quoi sert-elle ?

 

Comme indiqué précédemment, la déclaration préalable à l’embauche regroupe un ensemble de formalités pour simplifier les démarches administratives de l’employeur.

Ainsi, la génération de la DPAE permettra : 

  • la demande d’immatriculation du salarié ;
  • la déclaration au service de santé au travail (également appelé “médecine du travail”) ;
  • la demande d’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à AGRICA retraite AGIRC ;
  • la demande des exonérations de cotisations patronales pour l’emploi d’un travailleur occasionnel ;
  • la demande pour bénéficier de certaines mesures pour l’emploi.

 

Quelles sont les informations à avoir pour remplir une Déclaration Préalable À l’Embauche ?

 

Les informations que vous devez avoir en votre possession pour réaliser votre DPAE sont divisibles en 3 grandes partie : 

Partie 1 : les informations de l’employeur

  • l’identité de l’employeur (dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénom de l’employeur)
  • l’adresse de l’établissement
  • le code APE de l’entreprise
  • le numéro de Siret de l’établissement
  • les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend

Partie 2 : les informations concernant le futur salarié

  • Nom et prénom du futur salarié
  • son sexe
  • sa date et lieu de naissance
  • son numéro de sécurité sociale (s’il est déjà immatriculé)

Partie 3 : Ce qui va concerner les futures missions du salarié

  • date et heure d’embauche prévisibles
  • la nature du travail
  • la durée du contrat de travail
  • la durée de la période d’essai pour les CDI et les CDD de plus de 6 mois

Télécharger la To Do List :
Informations pour faire la DPAE

 

DPAE : les pénalités encourues 

 

Des sanctions peuvent être émises en cas de non déclaration d’une embauche.

Ainsi, si l’employeur n’effectue pas de DPAE, il risque (sources Entreprendre service public)

  • une régularisation des cotisations de sécurité sociale non payées du fait de l’absence de DPAE
  • une amende de 1203 € par salarié concerné
  • des sanctions pénales si le tribunal considère que l’absence de DPAE est intentionnelle. Dans ce cas, l’absence de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

 

A noter, les risques de sanction pour la dissimulation d’emploi salarié aller jusqu’à  : 

  • 45 000€ d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique
  • 225 000€ d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale

 

Déclaration préalable à l’embauche : exemple de jurisprudence

 

Un employeur avait embauché 3 salariés sans procéder à une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). 

A la suite d’un contrôle de l’inspection du travail, ces déclarations avaient été formalisées.

L’employeur contestait avoir eu l’intention de frauder. Il imputait la responsabilité de cette situation à son comptable. Il indiquait lui avoir adressé par internet les documents nécessaires pour la réalisation des DPAE. Or, il ne savait pas que son comptable, travaillant dans un cabinet privé, était en congés sur cette période.

 

Dans cette affaire, les juges ont statué que : 

  • L’obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse sur le seul employeur. Celui-ci ne peut pas invoquer la négligence d’un tiers pour s’en exonérer.
  • De plus, ils ont mis en évidence que l’employeur connaissait la législation puisqu’il avait procédé à 120 DPAE sur les 18 mois précédant le contrôle par l’inspecteur du travail. Et que certaines de ses DPAE concernaient déjà ces mêmes salariés.

 

Le tribunal correctionnel de Lille a déclaré le prévenu coupable de délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi. Il a été condamné à une amende de 1000€.

 

Se simplifier la réalisation de la DPAE

 

Les logiciels de Ter’informatique, comme Zenipaie ou Paie’Saisonnier, proposent la réalisation et la génération des déclarations préalable à l’embauche.

Paie’Saisonnier étant développé pour gérer l’embauche en masse des salariés occasionnels, il permet de générer en 1 clique l’ensemble des DPAE.  

 

Avoir une présentation des
solutions de paies

 

Sources : 

MSA : La déclaration préalable à l’embauche

URSAFF : Les formalités liées à l’embauche : la déclaration préalable à l’embauche

site Entreprendre service public : Procédure et formalités d’embauche d’un salarié

1 réaction sur “ La déclaration préalable à l’embauche : DPAE ”

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