La réglementation viticole : Comment tenir les registres de cave ?

Bien que la DRM soit dématérialisée, la tenue des registres de cave reste obligatoire. De la vendange à la commercialisation des bouteilles, les mouvements de vin de champagne sont à consigner dans des cahiers de cave aussi appelés registres de cave.
Peu importe le statut de l’exploitation, récoltant, cave coopérative, négociant vinificateur et négociant en vins, ces documents vous seront demandés par le service des douanes en cas de contrôle.
Dans cet article, nous faisons le tour de ces différents registres, des délais d’enregistrement et des informations à reporter dans les DRM champenoises des récoltants, coopératives ou négociants.

Les registres de cave champenois

Il existe 4 grands registres en champagne qui sont eux-mêmes découpés en fonction de la couleur des vins et de leurs stades oenologiques.
Parmi ces registres, vous trouverez : 

  • le registre des entrées et des sorties
  • le registre des opérations oenologiques
  • le registre des produits oenologiques
  • Le registre des Warrants qui reprend les engagements et les garanties du domaine

Les registres doivent être tenus et être disponibles là où sont détenus et/ou manipulés les produits.

Le délai pour enregistrer le mouvement dans les registres peut varier et est fixé par la réglementation communautaire : Art 20 du R(UE) 2018/274

Registre Délai d’enregistrement
Registre des entrées et des sorties

Entrée : Le jour ouvrable suivant la réception

Sortie : Au plus tard le troisième jour ouvrable après l’expédition

Registre des opérations oenologiques Le jour ouvrable suivant l’opération
Registre des produits oenologiques

Entrée et Sortie : Le jour ouvrable suivant l’opération

Utilisation : Le jour même

Tableau reprenant les différents délais d’inscription dans les registres, ces informations sont issues du site des douanes

 

Le registre d’entrées et sorties

Dans ce registre vont être stockés l’ensemble des mouvements concernant les vins. La particularité du registre de cave champenois est que l’interprofession de champagne, le comité champagne, et les douanes demandent un éclatement des différentes étapes de fabrication.
Ainsi, ce registre est divisé en 8 sous-registres qui sont :

  • Le registre des cercles pour les vins AOC Champagne
  • Le registre des cercles pour les vins de coteaux champenois
  • Le registre des mouvements des produits d’autres appellations
  • Les registre des bouteilles non commercialisables (ou moins de 15 mois pour les AOC sans année et 36 mois pour les AOC millésimé)
  • Le registre des bouteilles commercialisables
  • Le registre des vins mis en réserve qualitative (ou réserve individuelle RI)
  • Le Registre des vins en dépassement de plafond de réserve qualitative (VO)
  • Le registre des Capsules Représentatives des Droits (CRD)

Pour la DRM, les informations devront être présentées en fonction de la couleur du vin (rouge, blanc ou rosé)

Le registre des opérations oenologiques

Dans ce registre, vous allez retrouver des sous-registres concernant les grandes opérations oenologiques correspondant au processus de la champagnisation.
Les opérations oenologiques consignées dans ces registres sont :

  • Les assemblages
  • Les tirages en appellation Champagne
  • Les embouteillages des vins d’appellation autres que l’AOC Champagne
  • Les dégorgements
  • Les modification d’acidité

Le registre des produits oenologiques

Comme vu précédemment les stocks des produits oenologiques doivent être suivis et consignés dans un registre. En cas de contrôle des douanes, les registres sont demandés et les stocks vérifiés. Les produits soumis à cette réglementation sont :

  • les sulfites
  • les sucres et liqueurs
  • le charbon

Comment tenir ses registres de cave ?

Aujourd’hui, le service des douanes n’impose pas de format particulier pour la tenue des registres. Historiquement, les registres de cave champenois sont des registres papiers fournis par le Comité Champagne (CIVC). En fonction du statut de l’entrepositaire, la couleur du registre varie : blanc pour les récoltant et rouge pour les négociants.
Ce qui est important, c’est de pouvoir fournir un document reprenant l’ensemble des stocks de la cave. L’enregistrement des mouvements justifiera la fluctuation des quantités par rapport à la dernière DRM déposée.
Sur les registres doivent figurer les dates des différentes interventions qui ont pu modifier le stock présent dans la cave.
Certaines étapes de la fabrication du champagne vont modifier plusieurs registres en même temps. Par exemple, lors d’un tirage avec utilisation d’une liqueur de tirage, il y a une diminution du volume de vin en cercle, une augmentation du nombre de bouteilles non commercialisables et une consommation de liqueur de tirage. Il faut donc renseigner les différents registres en s’assurant de la conformité des volumes. Ces enregistrements doivent se faire pour certains le jour même alors que pour d’autres un délai de 3 jours est autorisé. La multiplication des saisies est souvent un risque d’erreur qui va se répercuter sur la déclaration récapitulative mensuelle.

Les informations qui sont renseignées dans ces registres devront également figurer dans la déclaration récapitulative mensuelle (DRM).
L’e-DRM (DRM dématérialisée) sera déposée chaque mois (au plus tard le dixième jour ouvrés) et reprendra le stock initial et les mouvements du mois précédent.

Comment simplifier la tenue des ses registres de cave ?

Il existe des solutions numériques qui permettent de simplifier la tenue des registres de cave champenois mais tous ne sont pas adaptés pour l’ensemble des typologies de producteurs.
Effectivement, en fonction du statut de l’entrepositaire, les informations demandées ne seront pas identiques si vous êtes récoltant, coopérative ou négociant. Avant de vous équiper d’un logiciel de registre de cave champenois, il est important de vérifier auprès de votre éditeur qu’il intègre bien les spécificités de votre statut.
Par exemple, chez Ter’informatique il existe des logiciels adaptés à chaque profil. Nos logiciels, TER’Registre Récoltant, TER’Registre Coopérative ou Registre Négociant, proposent un environnement simple à prendre en main pour la tenue des registres de cave. Des automatismes entre les registres ainsi que des contrôles de cohérence vous assure une tenue simplifiée et la génération de votre déclaration e-DRM.